Espace organisateur
Vos journées circuit, sans le travail invisible
Relances, tableurs, accueil du matin, ressaisies : voici les problèmes que les organisateurs de trackdays nous décrivent, et ce que l'espace organisateur de Trackday.Place y répond aujourd'hui. Ouvrez celui qui vous parle.
La billetterie, les dossiers des pilotes et Ma page web sont ouverts organisation par organisation par notre équipe. Chaque réponse indique si le module est inclus dans votre espace ou ouvert sur demande.
Votre problème, notre réponse
Je passe mes soirées à relancer les décharges et les permis.Dossiers et supervision
Dossiers et supervision
Ouvert sur demande par notre équipeChaque inscrit reçoit un lien vers son dossier : il remplit ses informations, dépose son permis et son assurance, signe la décharge à l'écran. Le contrôle automatique repère ce qui manque ou expire avant la journée.
La supervision vous montre, pilote par pilote, ce qui manque. Un seul bouton écrit à tous ceux à qui il manque des documents, chacun avec sa propre liste.
Mes inscriptions vivent dans un Excel.Tableau des inscrits
Tableau des inscrits
Ouvert sur demande par notre équipeLe tableau que vous teniez dans votre tableur, une ligne par pilote, mais relié aux dossiers : décharge, assurance, fiche et paiement s'affichent en pastilles sur chaque ligne.
Importez votre fichier Excel ou CSV tel quel, avec un aperçu des lignes avant de valider. Vous gardez l'export en Excel et en CSV.
L'accueil du jour J est un goulot d'étranglement.Jour J
Jour J et pointage
Ouvert sur demande par notre équipeSur un simple téléphone, l'équipe d'accueil scanne le QR du pilote : vert quand le dossier est en ordre et l'enveloppe prête, sinon la liste de ce qui manque. Recherche par nom, numéro ou code si le QR n'est pas là.
La liste est gardée sur l'appareil : l'accueil continue sans réseau, les pointages partent dès que la connexion revient.
Je vends sur Billetweb et je ressaisis tout.Import et billetterie
Import et billetterie
Ouvert sur demande par notre équipeGardez votre billetterie actuelle : importez son export (Billetweb, Weezevent ou tableur, en CSV) dans les dossiers et dans votre base pilotes. Réimporter le même fichier ne crée pas de doublon.
Ou vendez directement depuis Trackday.Place : vos produits, vos prix par période, vos codes promo, et des factures émises pour chaque paiement.
Je ne sais pas qui revient d'une saison à l'autre.Base pilotes
Base pilotes
Avec la billetterie ou les dossiersUne fiche par pilote, remplie toute seule par vos ventes et vos inscrits : dernier circuit, absent depuis, journées de l'année, montant dépensé, fidélité.
Filtrez ceux qui n'ont pas roulé chez vous depuis des mois et n'ont rien de réservé : vous savez qui relancer.
Mon site ne montre pas mes vraies dates ni mes places.Mes journées et Ma page web
Mes journées et Ma page web
Places restantes : inclus et gratuitIndiquez vos places restantes : elles s'affichent aussitôt sur le calendrier des pilotes, et ceux qui attendent une place sur cette date sont prévenus par email. Une date qui manque se crée en quelques champs.
Ma page web vous donne une page à vos couleurs dont le calendrier reprend vos dates, sans double saisie. Elle est ouverte sur demande par notre équipe.
Je ne sais pas ce que mes pilotes regardent ni ce qu'ils attendent.Statistiques
Statistiques
InclusVues de vos fiches, clics vers votre site, pilotes qui notent votre journée dans leur calendrier (inscrit, prévu, peut-être) et pilotes en attente d'une place : vous voyez l'intérêt avant même les ventes.
Les chiffres restent anonymes : aucun nom, et un compteur inférieur à 3 s'affiche « moins de 3 ».
Je dois gérer l'équipe et les droits de chacun.Équipe
Équipe et droits
InclusInvitez vos associés par un lien personnel, à usage unique. Chacun reçoit un rôle (gestion ou lecture) et vous réglez ses droits vue par vue : places, calendrier, gestion, jour J.
Le journal garde qui a fait quoi : invitations, droits modifiés, places publiées, journées créées.
Les boxes, les chambres et les repas se gèrent à la main.Tableau des inscrits
Tableau des inscrits
Ouvert sur demande par notre équipeLes box s'attribuent automatiquement, avec un aperçu avant de valider, et s'affichent sur le pass du pilote et à l'accueil. La liste pour l'hôtel sort en un clic, avec les noms seulement.
Repas, open bar ou location : chaque option vendue devient une colonne avec ses totaux, et vous ajoutez vos propres colonnes. Les apporteurs et leurs remises ont leur récapitulatif.
Un drapeau noir en mai, et le même pilote se réinscrit en septembre.Historique de piste
Historique de piste
Avec les dossiersVotre équipe note les incidents pendant la journée, même sans réseau : drapeau noir, dépassement dangereux, sortie de piste, perte d'huile, comportement, exclusion, avec une gravité et une remarque factuelle.
Quand un pilote signalé se réinscrit, une pastille vous prévient. Cet historique est propre à votre organisation et n'est jamais montré au pilote.
Le matin même, je vends des tours passagers sur un carnet.Vente sur place
Vente sur place
Avec la billetterieUn guichet sur téléphone : vous choisissez les produits, notez le règlement (espèces, carte bancaire ou chèque) et encaissez. Les stocks et la comptabilité suivent, une facture est émise.
Un produit peut être réservé au guichet, sans être proposé en ligne.
Je ne vois mes billets et mes factures qu'une fois envoyés.Aperçus en direct
Aperçus en direct
Avec la billetteriePendant que vous réglez votre billetterie, l'aperçu montre le billet, le récapitulatif de réservation et la facture tels que vos pilotes les verront, sur téléphone ou sur ordinateur, avant d'enregistrer.
Il signale aussi ce qui manque, par exemple une adresse de contact absente du billet.
Et maintenant ?
Chaque module en détail : ce qu'il fait, ce que vous réglez, ce que vous obtenez. Ensuite, créez votre espace : un email professionnel, un mot de passe, et une vérification rapide de votre site.
Sans compte : une organisation fictive, en lecture seule.
Rejoindre la liste d'attenteUne question ? Écrivez au support